Jak funkcja nagrywania rozmów pomogła mi rozwiązać problem i utrzymać swoich klientów

Często muszę rozwiązywać konflikty w pracy, to zadanie wszystkich osób na kierowniczych stanowiskach. Pracownicy kłócą się z managerami, team leader nakrzyczał na zespół, ktoś w korespondencji ubliżył naszemu partnerowi biznesowemu i wszyscy zwracają się do mnie ze skargami. W handlu, w którym sukces zależy od kontaktu z ludźmi, bywa, że niektórym puszczają nerwy. Rozwiązanie wszystkich konfliktów i kwestii spornych jest nie tylko nieprzyjemne, ale i zajmuje mnóstwo czasu. I nie zawsze można znaleźć przyczynę, jasno określić kto zawinił, a po czyjej stronie jest racja.

Zajmujemy się sprzedażą bezpośrednią i bardzo dużo dzwonimy, do różnych miast, bywają też telefony z zagranicą. Aby zmniejszyć wydatki na połączenia, które wcześniej były po prostu za wysokie, zacząłem korzystać z telefonii VoIP. Nasz operator Dzinga ma w ofercie usługę nagrywania rozmów telefonicznych. Robi się to bardzo łatwo: włączasz usługę, potem przechodzisz na swoje konto, wybierasz i przesłuchujesz dowolną rozmowę od początku do końca.

Po kilku tygodniach od aktywacji usługi nagrywania rozmów mieliśmy niewielki konflikt z klientem. Ponieważ firma, z którą współpracujemy, nie dotrzymała umówionego terminu, nie dostaliśmy prognoz i analizy na czas, i nie zdążyliśmy dołączyć do ważnego projektu. Sprawa dochodziła już do szczebla zarządu firmy i wtedy po prostu pokazałem nagranie rozmowy telefonicznej, z której jasno wynikało, że błąd został popełniony przez naszego partnera biznesowego.

To nie jest jedyny przypadek, w którym funkcja nagrywania rozmów pomogła nam w rozwiązywaniu problemów. Nie zawsze były bezpośrednio związane z rozstrzyganiem sporów, ale również potwierdzają funkcjonalność nagrywania rozmów. Nie dawno zwolnił się pracownik, który był w bezpośrednim kontakcie z jednym z ważnych kontrahentów. Jego następca mógł, przesłuchując rozmowy poprzednika, w ciągu kilku dni zorientować się w biegu sprawy. Obecnie szkolimy nowych pracowników w oparciu o nagrane rozmowy.

Już po kilku miesiącach przekonałem się o tym, że nagrywanie wszystkich rozmów rzeczywiście pomaga w pracy. Za niewielkie pieniądze dostałem sprawdzone narzędzie pomagające trzymać rękę na pulsie. Teraz oszczędzam swoje siły i czas.