Hoe de gespreksopname-functie mijn geholpen heeft om mijn klantenbehoud probleem op te lossen

Vaak moet ik conflicten op het werk oplossen, wat tot de taak betreft van iedereen op leidinggevende posities. Werknemers ruziën met managers, de team leader schreeuwt tegen het team, iemand beledigde in een correspondentie onze handelspartner en iedereen komt bij mij klagen. In de handel, waar het succes afhangt van het contact met mensen, gebeurt het dat sommigen hun geduld verliezen. Het oplossen van alle conflicten en geschillen is niet alleen onaangenaam, maar neemt ook veel tijd in beslag. En het is niet altijd eenvoudig om de oorzaak te achterhalen, om duidelijk te definiëren wie schuldig is en wie er nu gelijk heeft.

We houden ons bezig met de directe verkoop en we bellen heel veel naar verschillende steden, soms ook naar het buitenland. Om de kosten van de verbindingen te beperken, die voorheen gewoon te hoog waren, ben ik begonnen met gebruik te maken van VoIP. Onze operator, Dzinga, biedt een telefonische gespreksopnamedienst aan. Dit gaat heel eenvoudig: je schakelt de service in, daarna gaat het naar jouw account, en je kiest en luistert naar een gesprek van begin tot einde.

Al na een paar maanden was ik ervan overtuigd, dat de opname van alle gesprekken inderdaad helpt bij het werk. Voor weinig geld kreeg ik een bewezen hulpmiddel dat me hielp om een vinger aan de pols te houden. Nu bespaar ik mijn kracht en tijd.

Na enkele weken sinds de activering van de gespreksopnamedienst hadden we een kleine betwisting met een klant. Omdat het bedrijf waarmee we samenwerken de afgesproken termijn niet naleefde, hebben we prognoses en analyses niet tijdig ontvangen, en hebben we die niet kunnen toevoegen aan een belangrijk project. Het dossier zat al op het niveau van de raad van bestuur en toen heb ik gewoon de opname van het telefoongesprek laten horen, waaruit duidelijk bleek, dat de fout werd begaan door onze zakenpartner.

Dit is niet het enige geval, waarbij de gespreksopname-functie geholpen heeft met het oplossen van problemen. Ze hielden niet altijd rechtstreeks verband met het beslechten van geschillen, maar ze bevestigen ook de functionaliteit van de gespreksopname. Niet zo lang geleden is een medewerker opgestapt die rechtstreekse contacten had met één van de belangrijke klanten. Zijn opvolger was in staat om, na het beluisteren van de gesprekken van zijn voorganger, in de loop van een paar dagen helemaal wegwijs te geraken in de zaak. Momenteel trainen we nieuwe medewerkers op basis van geregistreerde gesprekken.