Ilu linii telefonicznych potrzebujemy?
Ach, linia telefoniczna… To stary dobry termin, który pozostał w użyciu jeszcze z czasów, gdy linie jako takie fizycznie istniały, a numery wybierało się na tarczy telefonu. Teraz, gdy technologia VoIP jest używana niemal wszędzie, pojęcie linii telefonicznej używamy w szerszym kontekście. Spójrzmy na dzisiejsze interpretacje „linii telefonicznej” i spróbujmy zrozumieć, ile linii potrzebujemy w biurze.
Co to jest „linia telefoniczna”?
Kilka dekad temu mówiąc „linia telefoniczna” lub po prostu „linia” mieliśmy na myśli dokładnie określony przedmiot, linię jako kabel, przewodzący sygnały, dzięki któremu możliwe było odbieranie połączeń oraz ich nawiązywanie. Każdy telefon musiał mieć swoją linię.
Telefonia IP jeśli już potrzebuje kabli, to właściwie tylko jednego – kabla Ethernet, który łączy z Internetem aparat telefoniczny leżący na biurku. Softfony i telefony VoIP mogą również łączyć się z siecią przez Wi-Fi. A zatem, telefonia internetowa nie posługuje się liniami telefonicznymi w klasycznym rozumieniu tego terminu. I ponieważ „linia” nabiera nowych znaczeń, odpowiedź na pytanie „ile linii telefonicznych potrzebujemy” będzie zależała od tego, co nazywamy „linią”.
Jeśli linia to telefon każdego pracownika. Na przykład: 20 zatrudnionych to 20 linii telefonicznych.
Jeśli mówimy o ilości linii mając na myśli liczbę pracowników w biurze, to w takim przypadku często się również używa pojęć: „liczba użytkowników” lub „liczba stanowisk”. Wtedy każdy pracownik ma swój aparat telefoniczny i numer wewnętrzny. Każdy z użytkowników może mieć ustawioną pocztę głosową i przekazywanie połączeń.
Kupując wirtualną centralę telefoniczną Dzinga wybór liczby potrzebnych stanowisk wybieramy samodzielnie. Ponadto, każdy klient otrzymuje 5 bezpłatnych stanowisk, a każde kolejne kosztuje 2,95 € miesięcznie.
Jeśli linia to każdy aparat telefoniczny w twojej firmie. Na przykład: klinika ma 15 gabinetów, czyli potrzebuje 15 linii.
Jeśli „linia” znaczy tyle, co aparat telefoniczny, co często spotyka się w uczelniach wyższych lub szpitalach, gdzie w każdym pomieszczeniu znajdują się telefony, niekoniecznie przypisane konkretnemu pracownikowi. Wtedy wystarczy jeden numer telefonu, jedno stanowisko i odpowiednie ustawienie reguł przekazywania połączeń.
Z drugiej strony, jeśli są pracownicy, którzy często bywają w różnych gabinetach, a w każdym pomieszczeniu jest aparat telefoniczny, to samych telefonów jest więcej niż użytkowników. W takim przypadku, każdy z pracowników powinien mieć swój numer wewnętrzny. Połączenia przychodzące będą kierowane do tego gabinetu, w którym znajduje się odpowiedni pracownik, w określonym czasie. Taką funkcję można ustawić w panelu osobistego konta Dzinga korzystając z ustawiania zasad przekierowania połączeń.
Posługując się programem Asterisk, nie ma potrzeby kupowania wielu stanowisk. Wystarczy kupić jeden numer telefonu, a Asterisk „zajmie się” organizacją numerów wewnętrznych i przekazywaniem rozmów.
Niektórzy dostawcy usług telefonii IP, zwanej także telefonią internetową, pozwalają na posługiwanie się oferowaną przez nich łącznością z różnych miejsc, na przykład z telefonu biurowego i z aplikacji mobilnej. Oba telefony są przypisane do jednego pracownika i możliwe jest ustawienie reguł przekazywania połączeń między nimi. Wtedy liczba potrzebnych stanowisk jest niższa niż liczba urządzeń.
Jeśli ilość linii to ilość połączeń przychodzących / wychodzących obsługiwanych jednocześnie. Na przykład: firma potrzebuje 10 linii dla połączeń przychodzących, aby możliwa była praca działu obsługi klienta.
Czasem słowo linia oznacza ilość połączeń, które firma może obsługiwać jednocześnie. Jest to szczególnie ważne dla call center, działów obsługi klienta oraz innych usług wymagających wielu rozmów telefonicznych. W przeciwieństwie do wielu innych operatorów Dzinga oferuje usługi telekomunikacyjne umożliwiające obsługę nieograniczonej ilości linii zjednoczonych siecią. To znaczy, że możliwe jest wykonywanie tylu połączeń jednocześnie, ile nam się żywnie podoba.
Jeśli linia to liczba numerów telefonów, które są potrzebne. Na przykład: jeden telefon dla biura w Warszawie i jeden dla oddziału krakowskiego.
Zazwyczaj każde z biur potrzebuje swojego indywidualnego numeru telefonu. Telefonia IP pozwala na posiadanie jednego numeru telefonu dla całej firmy, z użyciem dodatkowej numeracji wewnętrznej. Istnieje również możliwość ustawienia powitania głosowego: „Aby połączyć się z biurem w Warszawie wybierz 1, jeśli chcesz połączyć się z biurem w Krakowie, wybierz 2.”
Niemniej czasem wygodniejsze jest posiadanie różnych numerów dla różnych biur. Klienci z Poznania nie będą chcieli dzwonić do Warszawy, czy Krakowa, gdyż jest to rozmowa międzymiastowa i może być kosztowna. W takich przypadkach słowo „linia” oznacza ilość numerów telefonów, które są potrzebne firmie. Dzinga oferuje swoim klientom numery telefonów stacjonarnych z kierunkowymi większości europejskich krajów i miast.
Jeśli linia to ilość połączeń, które każdy pracownik może odbierać jednocześnie.
Tutaj mówiąc „jednocześnie” mamy na myśli, że jeden pracownik może rozmawiać tylko z jedną osobą przez telefon, a pozostali dzwoniący będą czekać na linii, odsłuchiwać menu głosowe i muzykę ustawioną zamiast sygnału oczekiwania. Pracownik obsługujący dzwoniących zobaczy na monitorze telefonu SIP, liczbę połączeń przychodzących, które znajdują się w trybie oczekiwania.
Ilość telefonów, które może odebrać pracownik, jest z zasady ograniczona możliwościami używanego telefonu IP. Zazwyczaj jest to od 6 do 8 rozmów dla każdego adresu SIP. Wszyscy dzwoniący później usłyszą sygnał „zajęte”, do momentu, w którym nie zwolni się miejsce na linii.
Domyślnie Dzinga oferuje swoim abonentom numery dwukanałowe, co znaczy, że pracownik będzie mógł rozmawiać z jedną osobą dzwoniącą, druga osoba będzie znajdowała się w trybie oczekiwania, a trzecia i kolejne usłyszą serię krótkich sygnałów świadczących o zajętej linii, gdy będą próbowały się do niego dodzwonić.
Jednak na prośbę klienta możemy zwiększyć liczbę linii połączeń przychodzących. Wystarczy zgłosić taką potrzebę managerom Dzinga, a oni pomogą skonfigurować konto użytkownika, w odpowiedni sposób.