Wirtualna centrala telefoniczna i 3 narzędzia całodobowej obsługi połączeń

W biznesie nieodebrane połączenia, które były wykonane w konkretnym celu, to utrata potencjalnych klientów. Wirtualna centrala telefoniczna pozwala na odbieranie połączeń nawet poza godzinami pracy. Opowiemy jak to działa.

Odbieranie telefonów poza godzinami pracy to nieustanny problem firm, które nastawione są na obsługę klientów z całego świata, lub których oddziały rozsiane są w różnych strefach czasowych. Zainteresowana osoba może próbować dodzwonić się do firmy w czasie, w którym nie ma już nikogo w biurze. Przy czym dzwoniąc, może znajdować się w strefie czasowej, w której akurat wypada sam środek dnia pracy. W takim przypadku nieodebrany telefon oznacza utratę potencjalnego klienta, który zwróci się ze swoją sprawą do konkurencji.

Istnieją dwie możliwości rozwiązania tego problemu:

1. Organizacja całodobowej pracy biura i zatrudnienie pracowników dyżurnych;

2. Wykorzystanie wirtualnej centrali telefonicznej, a zwłaszcza jej funkcji: bilingu telefonów, menu głosowego (IVR) i przekazywania połączeń.

Przyjrzyjmy się dokładniej jak można zapewnić całodobową obsługę połączeń przychodzących z użyciem wirtualnej centrali telefonicznej, bez konieczności zatrudniania kolejnych pracowników.

«Notatka: Wirtualna centrala telefoniczna to usługa „w chmurze” oferowana przez operatora telefonii internetowej. Abonent korzysta z wszystkich funkcji wirtualnej z dowolnego urządzenia z dostępem do Internetu, a fizyczne wyposażenie centrali znajduje się w siedzibie operatora.»

Szczegółowy biling telefonów pomoże zrozumieć problem

Przede wszystkim należy wyjaśnić ilu potencjalnych klientów stara się dodzwonić do firmy poza godzinami pracy biura i na ile powtarzalne jest to zjawisko. Można to łatwo określić dzięki szczegółowemu bilingowi połączeń

«Notatka: Biling połączeń to funkcja automatycznej ewidencji wszystkich numerów telefonów w firmie. Zbierane są dane statystyczne takie jak : data nawiązania połączenia, długość jego trwania i koszt rozmowy, a także numery z/ na które były wykonywane połączenia.»

Zebrane informacje pomogą wybrać optymalny sposób działania w przypadku telefonów nieodebranych wieczorem lub nocą.

Przypuśćmy, że połączeń przychodzących poza czasem pracy biura jest niewiele i nie są regularne. W takim przypadku odpowiednio ustawione menu głosowe (IVR) będzie wystarczającym rozwiązaniem.

Menu głosowe (IVR): automatyczna obsługa połączeń przychodzących

«Notatka: Menu głosowe IVR to narzędzie do nagrywania i odtwarzania wiadomości głosowych z użyciem automatycznej sekretarki. Podążając za wskazówkami głosowymi i wykorzystując wybieranie tonowe klient sformułuje odpowiednie czynności automatycznej sekretarki.»

W celu odbierania telefonów poza godzinami pracy nagraj powitanie głosowe z krótką prezentacją firmy. Jeśli są usługi, oferowane przez firmę, które nie wymagają natychmiastowej reakcji konsultanta telefonicznego, można je również dodać do nocnego scenariusza postępowania menu głosowego (IVR).

Przykład:

Dzień dobry. Witamy państwa w firmie „V-kredyt” udzielamy szybkich pożyczek bez żyrantów. Aby poznać warunki kredytu wybierz 1. Aby uzyskać informacje o dacie i wysokości ostatniej płatności wybierz 2. Aby uzyskać inną informację, prosimy, zostaw wiadomość po sygnale. Nasz konsultant oddzwoni do Państwa w godzinach pracy biura, które jest czynne od 10 do 19. Dziękujemy.

Załóżmy, że co noc do firmy stara się dodzwonić wielu klientów. W takim przypadku rozsądnie jest zorganizować pracę tak, by telefony odbierał specjalista. Przy czym nie musi on znajdować się w biurze, z pomocą przyjdzie funkcja przekierowywania połączeń.

Przekierowanie połączeń to pomoc dla konsultantów telefonicznych o dowolnej porze

«Notatka: Przekierowanie połączeń to funkcja przekazania połączenia przychodzącego z numeru biurowego na inny telefon. Na przykład na numer telefonu filii w innym regionie lub na numer telefonu stacjonarnego/ komórkowego pracownika»

Jeśli firma posiada filie w miastach położonych w różnych strefach czasowych, wystarczy ustawić przekazywanie połączeń do biur pracujących w różnych godzinach. Jeśli jednak firma nie ma oddziałów w kilku strefach czasowych, można zaproponować swoim pracownikom odbieranie telefonów służbowych z ich własnych urządzeń mobilnych. Oczywiście, aby pracownik się zgodził trzeba go odpowiednio zachęcić. Lecz jest to o wiele wydajniejsze niż zatrudnienie kolejnych osób i ponoszenie kosztów całodobowej pracy biura takich jak, opłacanie wysokich rachunków za elektryczność.

Podsumowanie

Aby nie tracić klientów i nie oddawać ich w ręce konkurencji trzeba całodobowo obsługiwać połączenia telefoniczne. Jednym z najbardziej opłacalnych i najłatwiejszych w obsłudze narzędzi jest wirtualna centrala telefoniczna Dzinga, która oferuje: szczegółowy biling, menu głosowe (IVR) i przekierowywanie połączeń bezpłatnie w podstawowym wariancie konfiguracji.

Wskazówka

Aby rozpocząć, należy wypełnić wszystkie pola i zaakceptować regulamin.

×
Wskazówka

W celu ukończenia rejestracji należy wprowadzić kod weryfikacyjny wysłany przez nas w wiadomości SMS lub zażądać nowego kodu.

×