Centrala telefoniczna w biznesie: rodzaje, zalety, wady

Otwarcie nowego biura wiąże się z wieloma nowymi obowiązkami i poważnymi decyzjami. Jedną z nich jest centrala telefoniczna, a dokładniej wybranie najbardziej odpowiedniego i komfortowego modelu. Ze względu na wiele możliwości, niezbyt powszechny język oraz różnego rodzaju kruczki podjęcie decyzji może być trudne, zwłaszcza dla nowicjuszy w branży. W poniższym tekście znajdziesz wskazówki, jaka centrala telefoniczna będzie najlepsza i najbardziej optymalna dla twojej firmy lub biura. Dodatkowo przedstawimy też dokładny opis typów wyżej wymienionej usługi, które jako przedsiębiorca możesz spotkać na swojej drodze.

Niezależnie od tego jaki na jaki rodzaj centrali telefonicznej się zdecydujemy, a wyróżniamy ich trzy: miejscowa, wirtualna i analogowa, musimy być przygotowani na to, że każdy z nich jest specyficzną kombinacją dwóch parametrów, takich jak:

  • sposób, w jaki pracownicy łączą się z siecią telefoniczną zamontowaną w biurze,
  • miejsce, gdzie umieszczony jest tak zwany „mózg” centrali czyli całość oprzyrządowania, dzięki któremu można między innymi odbierać oraz dzwonić.

Czym wyróżnia się miejscowa centrala telefoniczna?

Jak już wcześniej wspomniano, każdy rodzaj centrali jest swego rodzaju połączeniem dwóch parametrów. W tym przypadku połączenie z siecią jest wirtualne, a mózg centrali znajduje się fizycznie w biurze. Osprzętowanie znajdujące się w miejscu pracy oraz połączenia wykonywane dzięki technologii VoIP to najważniejsze cechy miejscowej centrali telefonicznej. Ten rodzaj ma wiele zalet. Po pierwsze jest o wiele bardziej oszczędny niż pozostałe do wyboru warianty. Mogłoby się wydawać, że to nie do końca prawda, ponieważ zakładając tego typu centralę trzeba być na początku przygotowanym na większe wydatki związane z instalacją serwerów. Mimo to na dłuższą metę to naprawdę się opłaca, ponieważ miesięczne rachunki nie są zbyt wysokie w porównaniu do innych typów central telefonicznych. Warto również zaznaczyć, że taki rodzaj daje możliwość m.in. działowi IT danej firmy do konfigurowania i dopasowywania pracy serwerów tak, aby najlepiej współgrała z potrzebami firmy. To nie wszystko. Należy tutaj dodać, że dzięki temu dostępowi można również zabezpieczyć nie tylko wrażliwe dane, ale również inne informacje zebrane podczas rozmów telefonicznych. Jak w większości przypadków, tak i tutaj znajdą się wady. Największą wadą jest przede wszystkim fakt, że cała odpowiedzialność za centralę spada na firmę lub biuro. Jeżeli coś się zepsuje, samemu trzeba będzie daną usterkę naprawić. Oprócz tego serwery wraz z czasem zużywają się. Remont i naprawa tego typu urządzeń nie tylko dużo kosztuje, ale również pochłania cenny czas.

Jak działa wirtualna centrala telefoniczna?

W wirtualnej centrali telefonicznej jak sama nazwa wskazuje połączenie jest za pomocą sieci, a mózg to przede wszystkim serwery, których zarządcą jest operator telefonii. O serwery w tym rodzaju centrali, ich zdolność do działania oraz odpowiedni serwis dba dany operator. W firmie fizycznie znajdują się tylko aparaty telefonicznie oraz inne urządzenia operujące w sieci VoIP. Dzięki temu, że wirtualna centrala wykosztuje połączenie internetowe w firmie lub biurze nie ma niepotrzebnego okablowania. Warto zauważyć, że jakość połączeń wykonywanych przez ten typ centrali jest o dwa razy większa niż za pośrednictwem innych rodzajów centrali. W ofercie wirtualnych centrali telefonicznych można znaleźć wiele innych funkcji, takich jak:

  • automatycznie dzielone połączenia
  • automatyczną sekretarkę i menu głosowe (IVR);
  • elastyczne reguły przekierowania i podziału połączeń przychodzących;
  • możliwość dodania dodatkowych numerów wewnętrznych
  • rozmowy wideo.

Taki rodzaj centrali pasuje idealnie do małych biur lub firm. Zachęcający może być fakt, że początkowo nie wymaga ona bardzo dużej inwestycji, ponieważ zakup serwerów nie jest potrzebny. Zbędne jest również zatrudnianie specjalnie wykwalifikowanych osób, które zajmowałyby się stroną techniczną. Wszelkimi usterkami lub problemami zajmują się ludzie zatrudnieni przez operatora. Nie trzeba wtedy martwić się jakimikolwiek pytaniami dotyczącymi ustawienia centrali, na wszystkie odpowie dział obsługi klienta. Wygodny dla biura lub firmy jest również fakt, że w każdej chwili można z niej zrezygnować. Ceny również są korzystne i elastyczne. Płaci się tylko za usługi i funkcje centrali z którego biuro lub firma korzystały w danym miesiącu. Jeżeli zdecydujesz się na skorzystanie z platformy Dzinga będziesz mógł płacić po każdym miesiącu użytkowania. Polega ona na płaceniu określonego abonamentu za aktywowane usługi i wykonane połączenia. Korzystając z tej platformy można w dowolnym momencie wyłączyć niepotrzebne funkcje centrali. Dzinga oferuje system prepaid bez żadnych kontraktów.

Ustawienia oraz warunki do pracy zdalnej to cechy, które powodują, że wirtualne centrale telefoniczne wygrywają z lokalnymi. Umożliwia ona pracowników nie tylko stały dostęp do ich numerów ale również pozwala na korzystanie z tej mobilnej aplikacji na dowolnym urządzeniu posiadającym systemy operacyjne Android i IPhone oraz oferuje softfony dla Mac i Windows.

Czym charakteryzują się analogowe centrale telefoniczne?

W przypadku analogowych centrali telefonicznych połączenie z siecią odbywa się w sposób fizyczny z użyciem kabli oraz aparatów telefonicznych, a odpowiedni sprzęt, czyli potocznie mózg przechowywany jest przez lokalnego operatora telekomunikacji. Można się śmiać ze starych, dobrych linii telefonicznych, ale to właśnie dzięki nim i centralom analogowym społeczeństwo poznało wiele nowych funkcji, bez których wielu nie potrafi już żyć. To między innymi: identyfikacja numeru przychodzącego, poczta głosowa, rozmowy na drugiej linii, konferencyjne czy międzynarodowe. Podstawowy zakres usług analogowych central telefonicznych jest dobry i odpowiedni, gorzej z zaawansowanymi funkcjami, takimi jak np. wysłanie najprostszej notatki głosowej. Warto jednak wspomnieć, że tego typu centrale są o wiele bardziej niezawodne niż na przykład te wirtualne. W razie braku prądu nie będzie również połączenia z Internetem, a co za tym idzie wirtualna centrala telefoniczna nie będzie działać, w przeciwieństwie do analogowej. Ich ogromną wadą są przede wszystkim koszty instalacji. Telefony, całe okablowanie jest niestety bardzo drogie. Następnym wydatkiem jest zatrudnienie odpowiednio wykwalifikowanych osób, które zajmą się infrastrukturą sieci. Analogowa centrala telefoniczna nie jest odpowiednim wyjściem dla biura lub firmy, która większość swojej pracy opiera właśnie na pracy zdalnej, ponieważ nie można w niej na przykład kolejkować połączeń, a pracownicy nie mogą skorzystać z telefonów nie będąc w biurze.

Jaka centrala jest najlepsza?

Wybór centrali uwarunkowany jest przede wszystkim tym, czego oczekujesz Twoja firma. Dla rozpoczynających działalność najlepszym wyjściem jest wirtualna centrala telefoniczna. Nie tylko ze względu na cenę, ale również ważny jest fakt, że pracować i korzystać z niej można już kilka minut od zakupu. Centrala miejscowa przyniesie wiele zadowolenia ludziom cierpliwym, ponieważ koszty instalacji i zakupu zwrócą się za kilka lat. Odradzamy analogową centralę telefoniczną, ponieważ jej infrastruktura i funkcjonalność stoi na o wiele niższym poziomie niż tych wymienionych wcześniej.