Podróż służbowa – lifehacki, jak mądrze organizować czas

Współczesna technologia pomaga budować dobre stosunki biznesowe. Wystarczy jej zaufać, by więzi w biznesie stały się mocniejsze i aby potrzebne kontakty nigdy się nie pogubiły. To właśnie jest przyczyną, dla której my w Dzinga jesteśmy tak zaangażowani w technologię w chmurze, ponieważ dzięki niej można kierować swoim biznesem i być nieustannie w kontakcie gdziekolwiek byśmy się znajdowali.

Wiele osób nadmiernie romantycznie kojarzy sobie obraz człowieka, który często wyjeżdża w podróże służbowe. A przecież w rzeczywistości nie jest to aż tak przyjemne. Trzeba czasem spać w samolocie (jeśli w ogóle uda się zasnąć), mieć swoją walizkę zawsze pod ręką, pakować się w pośpiechu, pracować z telefonu komórkowego lub notebooka w przeróżnych i czasem zupełnie nieodpowiednich miejscach. Wszystko to jest męczące, a trzeba jeszcze być nieustannie w kontakcie, prowadzić prezentacje i rozmowy, podejmować ważne decyzje… To na prawdę nie jest proste.


Jednak mamy na to swoje triki, którymi podzielimy się z wami.

Miej pewność, że masz wszystko, co niezbędne

Gadżety i urządzenia elektroniczne:

  • smartfon, notebook, tablet;
  • ładowarki;
  • akcesoria (klawiatura, myszka, kable USB, przejściówki);
  • adaptery do kontaktów;
  • dodatkową baterię (lub powerbank);
  • pendrive ze wszystkimi ważnymi danymi i dokumentami;
  • przedłużacz;
  • bezprzewodowy modem USB;
  • kamera z zapasową kartą pamięci, bateriami i ładowarką.


Pieniądze i dokumenty:

  • bilety i wydruki z zabukowanego hotelu i wypożyczalni samochodów;
  • paszport z wizą;
  • karta programów partnerskich (jeśli masz);
  • ubezpieczenie zdrowotne;
  • karta szczepień (jeśli jest potrzebna);
  • książeczka zdrowia z najnowszymi wynikami badań, diagnozami i przeciwskazaniami (jeśli jakieś są) przetłumaczona na angielski;
  • prawo jazdy;
  • trasa dojazdu, adresy i koordynaty GPS miejsc do których się wybierasz;
  • minimum gotówki potrzebnej dla przejazdów;
  • karty kredytowe i płatnicze;
  • kopie wszystkich dokumentów (zarówno ksero jak i skany);
  • kontakty w razie wypadku – ubezpieczyciel, rodzina i bliscy;
  • wizytówki;
  • materiały reklamowe, prezentacje, pamiątki i prezenty dla klientów i partnerów (jeśli są potrzebne).

Przygotuj się na sytuacje awaryjne

Zapisz w telefonie i na kartce lub w notesie (na wypadek zgubienia telefonu) numery wszystkich instytucji, które mogą ci się przydać: dane ubezpieczyciela, linii lotniczych, hotelu, wypożyczalni samochodów, polskich konsulatów w kraju, do którego się wybierasz.

Bądź w kontakcie, cokolwiek by się działo

Za granicą znalezienie bezpłatnego Wi-Fi może nie być tak proste jak oczekujesz, a nawet płatny dostęp do Internetu, na przykład na lotnisku, może być za słaby. Dlatego zawsze zabieraj ze sobą modem USB z kartą SIM, aby zawsze mieć połączenie z Internetem, którego możesz używać do pracy i do nawiązania kontaktu w sytuacji kryzysowej. Kartę SIM można kupić w zestawie z modemem, wybierając odpowiednią taryfę z tanim roamingiem lub kupić ją na miejscu, co będzie jeszcze tańsze.


Są także inne sposoby, by być zawsze w kontakcie:

  • Telefon USB do rozmów konferencyjnych: czerpie energię przez port USB i pozwala na jednoczesne połączenie z kilkoma rozmówcami, aby przeprowadzić konferencję w trybie głośnomówiącym.
  • Softfon: działa przez Internet (VoIP) i pozwala nawiązywać i odbierać połączenia z dowolnego kraju w stałej cenie.

Dbaj o to, by twoje urządzenia były naładowane

Jeśli nieustannie korzystasz z Internetu w podróży to notebook, telefon i tablet rozładowują się bardzo szybko. Dlatego weź ze sobą dodatkową baterię lub powerbank, z których można podładować urządzenia w dowolnym miejscu.

Nie przepłacaj za telekomunikację

Wyłączaj przekazywanie danych komórkowych, przynajmniej dla większości aplikacji. W przeciwnym razie automatyczne aktualizacje aplikacji w telefonie lub tablecie będą czerpały z połączenia internetowego, które w roamingu jest droższe.

Organizacja, organizacja i jeszcze raz organizacja

Dzięki programowi pocztowemu można odpowiadać na wiadomości również wtedy, gdy połączenie z Internetem jest niedostępne. Można to robić na przykład w czasie lotu lub podczas kontroli paszportowej, program wyśle wiadomości od razu po podłączeniu do sieci.

Miej plan awaryjny na wypadek, gdyby technika zawiodła

Czasami prezentacja zawiesza się tylko dlatego, że dane były uszkodzone lub dlatego, że notebook nie łączy się z projektorem. Dlatego:

  • Miej przy sobie możliwe kable przejściówki: HDMI, AvI, AV out, Apple Lightning.
  • Skopiuj prezentację na pendrive, prześlij ją sobie na maila lub wrzuć do dysku w chmurze (na przykład do iCloud, dropbox, GoogleDrive).
  • Stwórz swoją prezentację w wersji light i upewnij się, że działa w różnych systemach operacyjnych i na różnych urządzeniach, na wypadek, gdyby zdarzyło się pracować np. ze starszymi wersjami oprogramowania.
  • To samo dotyczy najnowszej technologii, przygotuj się do pracy z Apple TV lub z odbiornikiem Wi-Fi w projektorze i upewnij się, że wszystkie twoje urządzenia, są z nimi kompatybilne.

Pozostań w kontakcie z klientami i współpracownikami

Jeśli znajdujesz się poza swoim biurem i wyjeżdżasz innego miasta lub kraju, to jeszcze nie jest to powód do paniki i zamartwiania się nieodebranymi telefonami


Telefonia IP od Dzinga pozwoli nie przepuścić żadnego ważnego telefonu służbowego. Instalując softfon w s swoim smartfonie lub laptopie i ustawiając przekazywanie połączeń zawsze będziesz w kontakcie, wystarczy jedynie połączenie z Internetem. Bez roamingu czy przedpłat, rozmowy będą nadal liczone wg takiej taryfy jak w twoim biurze.

Wskazówka

Aby rozpocząć, należy wypełnić wszystkie pola i zaakceptować regulamin.

×
Wskazówka

W celu ukończenia rejestracji należy wprowadzić kod weryfikacyjny wysłany przez nas w wiadomości SMS lub zażądać nowego kodu.

×