Sarunu ierakstīšana virtuālajā ATS — kāpēc un kā to dara
Gandrīz visi IP telefonijas pakalpojumu sniedzēji piedāvā sarunu ierakstīšanu. Dažiem šī funkcija ir iekļauta mēneša maksā, bet Dzinga piedāvā sarunu ierakstīšanu kā papildu iespēju, kuru Personīgajā kabinetā var ieslēgt par €6.60 mēnesī. Un tas ir loģiski: ja jums šī funkcija ir vajadzīga, tad jūs to ieslēdzat un lietojat. Bet, ja nav vajadzīga, tad mēs neiekasējam no jums naudu par to, kas jums nav nepieciešams.
Nu, labi, ir tāda sarunu ierakstīšanas funkcija, bet kādēļ tā būtu jālieto?
Lai novērtētu darbiniekus
Jānis un Pēteris ir pārdošanas menedžeri. Viņi atbild jau ieinteresētu klientu zvaniem un slēdz pārdošanas darījumus. Jānis mēnesī noslēdz astoņus darījumus, kamēr Pēteris — tikai trīs. Uzreiz redzams, ka Jānis strādā labāk. Bet cilvēkresursu nodaļas darbiniecei gada beigās vajag vairāk informācijas, lai parunātos ar abiem puišiem par viņu darbu. Tādēļ viņa lūdz direktoram ierakstīt menedžeru sarunas. Tad būs iespējams analizēt darbu un noskaidrot, ko viņi dara pareizi un ko — nepareizi. Būs redzams, kurš un kādā jomā papildus jāapmāca.
Iesācēju un speciālistu apmācīšanai
Jānim ir astoņi darījumi mēnesī, bet Pēterim — tikai trīs. Direktors nolemj, ka vajadzētu izmantot Jāņa sarunu ierakstus. Lai Pēteris tos paklausās un mācās no kolēģa. Turklāt pirmdien būs jauns darbinieks, arī viņam viss jāpastāsta un jāparāda piemērs, kā pareizi strādāt.
Klientu prasību analizēšanai
Projekta menedžeris rēķina: Jānim un Pēterim kopā ir vienpadsmit darījumu. Bet zvana daudz klientu, taču galu galā viņi neko nenopērk. Tātad kaut kas viņiem pietrūkst. Jātiek skaidrībā, kāpēc viņi izvēlas konkurentu piedāvājumu, nevis mūsējo. Menedžeris dodas uz pārdošanas nodaļu: „Puiši, vai ir sarunu ieraksti? Paklausīsimies, ja?” No sarunām var arī uzzināt, kur klienti dzirdējuši par mūsu uzņēmumu un kas viņus piesaistījis — tāda informācija noderēs mārketinga speciālistiem.
Lai būtu bez bažām
Jurists rūpējas par to, lai regulējošās iestādes neizvirzītu uzņēmumam nekādas pretenzijas. Viņš lūdz direktoru ieslēgt sarunu ierakstīšanu, un viņam ir divi argumenti. Pirmkārt, to prasa likums. Otrkārt, pagājušajā mēnesī bija gadījums, kad neapmierināts klients draudēja gandrīz vai ar tiesu darbiem. Mums viņu izdevās nomierināt, tikai atskaņojot attiecīgās sarunas ierakstu. Pierādījām, ka viņa pretenzijas nav pamatotas, un viņš apklusa, vairāk nezvanīja.
Vārdu sakot, no sarunām ar klientiem var daudz ko uzzināt, bet tās rada arī neērtības, jo ir jāglabā. Nākas apstrādāt un analizēt milzīgu informācijas apjomu, tērējot daudz laika un naudas.
Sarunu ierakstīšana virtuālajā ATS
IP telefonija ļauj ātrāk un efektīvāk paveikt šo uzdevumu. Sarunas uzreiz tiek „pierakstītas”, tātad var atrast jebkuru sarunu ar jebkuru klientu, veikt tās analīzi un izdarīt secinājumus par to, kā uzlabot apkalpošanas kvalitāti. Vai arī piedāvāt klientiem jaunus pakalpojumus, kādus uzņēmums līdz šim nav sniedzis.
Dažās valstīs likums prasa, lai jūs brīdināt, ka ierakstīsiet sarunu. Te palīdzēs automātiskais sekretārs: iekļaujiet balss izvēlnē paziņojumu par to, ka sarunas tiek ierakstītas.
Ja izmantojat virtuālo ATS, tad sarunas tiek saglabātas mākonī vai uzņēmuma serveros. Tās aizņem daudz vietas, tādēļ daži uzņēmumi ierobežo datu
apjomu — piemēram, glabā ierakstus tikai 30 dienas un tad izdzēš. Dzinga ļauj glabāt tik daudz ierakstu, cik vien vēlaties. Personīgajā kabinetā ar vienu peles klikšķi varat ieslēgt ierakstīšanu un pēc tam — klausīties vai lejupielādēt jebkuru sarunu.
Jānis un Pēteris sākumā mazliet spurojās, sak, kāpēc jums jāieraksta mūsu sarunas, vai tad jūs mums neuzticaties… Direktors viņiem izklāstīja visus kolēģu argumentus, un puiši saprata, ka izejas nav. Otrajā dienā Pēteris paklausījās pats savu sarunu ar klientu, palika tāds jocīgs un veselu pusstundu ārā pīpēja. Tagad, viņš saka, es labi saprotu, kāpēc klienti no manis neko nepērk. Vārdu sakot, mūžu dzīvo, mūžu mācies.
Secinājums. Sarunu ieraksti noderēs dažādām uzņēmuma struktūrvienībām: gan pārdošanas un cilvēkresursu nodaļai, gan mārketingam. Arī juristi būs pateicīgi. Dzinga ļauj jums glabāt kaut vai tūkstoš sarunu — nav nekādu apjoma vai glabāšanas ilguma ierobežojumu. Ierakstus var klausīties tiešsaistē vai lejupielādēt savā datorā. Galvenais, lai kāds tos klausītos.