Pokalbių įrašymas virtualiosiose telefonų stotelėse — kam ir kaip tai daryti
Beveik visi IP telefonijos paslaugų teikėjai siūlo pokalbių įrašymo galimybę. Pas kažką ši funkcija įtraukta į kasmėnesinio paketo kainą, bet Dzinga siūlo pokalbių įrašymą kaip papildomą parinktį, kurią galima įjungti asmeninėje paskyroje už €6.60 per mėnesį. Logika paprasta: jei jums reikia šios funkcijos, jūs ją įsijungiate ir naudojatės. Jei ne — mes neimsime iš jūsų papildomo mokesčio už tai, ko jums nereikia.
Funkcija yra, o kam man įrašinėti pokalbius?
Kad galėtumėte vertinti darbuotojus
Andrius ir Jonas dirba pardavimo vadybininkais. Jų užduotis — atsiliepinėti į jau „šiltų“ klientų skambučius ir sudarinėti sandorius. Pas Andrių buvo aštuoni sandoriai per mėnesį, o pas Joną — vos trys. Nereikia daug proto, kad suprastum, jog Andrius dirba geriau. Bet tam, kad metų pabaigoje galėtų pakalbėti su vaikinais apie rezultatus, personalo vadovei reikia daugiau duomenų. Ji prašo direktoriaus: gal imkim įrašinėti pokalbius? Galėsim analizuoti, ką jie daro gerai, o ką blogai. Suprasime, kurį reikia į kokius nors kursus nusiųsti, ko išmokyti.
Kad galėtumėte apmokyti senbuvius ir naujokus
Pas Andrių aštuoni sandoriai, o pas Joną — vos trys. Direktorius nusprendžia: Andriaus pokalbiais galima pasinaudoti. Reikia duoti jų paklausyti Jonui, kad jis pasimokytų iš kolegos. O dar pirmadienį pradeda dirbti naujokas, jam irgi būtinai parodysim ir papasakosim, kad pagal gyvą pavyzdį mokytųsi, kaip reikia dirbti.
Kad galėtumėte analizuoti klientų užklausas
Projekto vadovas skaičiuoja: pas Andrių ir Joną per abu vos vienuolika sandorių. O skambučių daug, bet klientai galų gale atsisako. Reiškias, jiems kažko trūksta. Reikia suprasti, kodėl užsakovai renkasi ne mus, o konkurentus. Vadovas eina pas pardavėjus: „Klausykit, o yra pokalbių įrašai? Duokit paklausyti, ką?“ Ir dar iš pokalbių galima suprasti, iš kur klientai sužino apie įmonę ir kas juos patraukia — tai pravers rinkodaros ir reklamos specialistams.
Kad galėtumėte ramiai miegoti
Teisininkas rūpinasi, kad priežiūros institucijos neturėtų įmonei jokių pretenzijų. Jis prašo direktoriaus įjungti pokalbių įrašymą ir turi du argumentus. Pirma, sako, mums tai liepia įstatymai. O antra, atsimenate, praėjusį mėnesį buvo toks atvejis, kai klientas liko nepatenkintas ir vos nepradėjo grasinti teismais? Juk nuraminti jį pavyko tik dėl to, kad pokalbis buvo įrašytas. Parodėme, kad jo pretenzijos nepagrįstos, tai jis kažkaip greitai nutilo ir nebeskambina.
Žodžiu, pokalbių su klientais įrašymas — puikus informacijos šaltinis, bet su juo sudėtinga: reikia saugoti, apdoroti ir analizuoti didžiulius duomenų kiekius, o tam reikia skirti daug laiko ir finansų.
Pokalbių įrašymas virtualiojoje telefonų stotelėje
IP telefonija suteikia galimybę atlikti šią užduotį greičiau ir efektyviau. Pokalbiai rašomi realiu laiku, o tai reiškia, kad galima surasti bet kurį skambutį iš konkretaus kliento, išnagrinėti jį iki smulkmenų ir padaryti išvadas apie tai, kaip pagerinti aptarnavimo kokybę. Arba net pasiūlyti klientams naujų paslaugų, kurių iki šiol įmonė neturėjo.
Kai kuriose šalyse įstatymai reikalauja perspėti, kad pokalbis bus įrašytas. Čia padės interaktyvusis autoatsakiklis: įtraukite informaciją apie tai, kad pokalbiai įrašomi, į balso meniu.
Jei naudojatės virtualiąja telefonų stotele, pokalbiai saugomi debesyje arba įmonės serveriuose. Šie įrašai užima nemažai vietos, todėl kai kurios įmonės riboja duomenų kiekį: pavyzdžiui, saugo tik pastarųjų 30 dienų įrašus, o viskas, kas buvo iki tol, pašalinama. Dzinga leidžia saugoti tiek pokalbių įrašų, kiek tik norite. Asmeninėje paskyroje vienu spustelėjimu įjungiate skambučių įrašymą ir paskui galite perklausyti arba atsisiųsti bet kurio pokalbio įrašą.
Iš pradžių Andrius su Jonu buvo šiek tiek nepatenkinti — „Jūs ką, ruošiatės įrašinėti mūsų pokalbius, nepasitikite?“ Bet direktorius išaiškino visus kolegų argumentus ir vaikinai suprato, kad nieko nepadarysi. Kitą dieną Jonas pasiklausė savo pokalbio su klientu įrašo, nuščiuvo ir paskui kokį pusvalandį rūkė lauke. Sako, dabar puikiai suprantu, kodėl klientai iš manęs nieko neperka. Yra ką patobulinti.
Išvada. Pokalbių įrašymas bus naudingas įvairiems įmonės skyriams, nuo pardavimų iki personalo valdymo ir rinkodaros. Ir teisininkai padėkos. Naudodamiesi Dzinga paslaugomis, galite saugoti kad ir šimtą ar tūkstantį įrašų — nėra jokių nei kiekio, nei saugojimo laiko apribojimų. Pokalbių galima klausytis internete arba parsisiuntus į kompiuterį. Svarbiausia, kad būtų kam tai daryti.