Telefonų stotelės verslui: tipai, privalumai, trūkumai
Jei pirmą kartą susidūrėte su užduotimi „užtikrinti telefono ryšį biure“, tikriausiai bus nelengva susigaudyti. Visos šios santrumpos, sunkiai suprantamas žargonas ir visiškai neaišku, kaip pasirinkti tinkamą telefonijos sistemą. Šiame straipsnyje panagrinėsime telefonų stotelių tipus, jų skirtumus ir išsiaiškinsime, kuri telefonija tiks jūsų įmonei.
Biurų telefonų stotelės skirstomos į tris tipus: vietinės, virtualiosios ir analoginės. Kiekvienas tipas pasižymi sava dviejų parametrų kombinacija:
- kaip darbuotojai jungiasi prie bendrojo telefonų tinklo;
- kur yra „smegenys“, t. y. įranga, kuri priima ir siunčia skambučius, juos skirsto ir atlieka kitas operacijas.
Vietinė telefonų stotelė
Darbuotojų prisijungimas prie tinklo — virtualus, darbuotojai naudojasi IP telefonija.
Smegenys — fiziškai yra jūsų biure.
Kai telefonų stotelės įranga yra jūsų biure, o telefonija veikia su VoIP (balso perdavimo interneto tinklu)technologija, tokia telefonų stotelė vadinama vietine.
Vietinė telefonų stotelė turi du pagrindinius privalumus. Pirma, jos išlaikymas ilguoju laikotarpiu jums atsieis pigiau nei kiti variantai. Iš pradžių teks investuoti įsigyjant serverius, tačiau kasmėnesinės sąskaitos už pokalbius, palyginti su kitais telefonijos variantais, bus nedidelės. Antra, jūsų IT komanda visada turės prieigą prie serverių ir galės juos nustatyti taip, kaip reikia. Pavyzdžiui, užtikrinti konfidencialios pokalbių informacijos saugumą.
Tačiau vietinės telefonų stotelės turi ir vieną trūkumą: už viską atsakote tik jūs. Neturite išorinio techninio aptarnavimo ir jei kažkas suges, turėsite viską išspręsti savo jėgomis. Be to, serverius reikia prižiūrėti, kartais remontuoti — tai irgi papildomos lėšos ir darbo valandos.
Virtualioji telefonų stotelė
Darbuotojų prisijungimas prie tinklo — virtualus, darbuotojai naudojasi VoIP.
Smegenys — serveriai yra pas IP telefonijos tiekėją.
Virtualiąją telefonų stotelę aptarnaujantys serveriai yra tiekėjo teritorijoje, tiekėjas pats užtikrina jų darbą ir priežiūrą. Pas jūs iš visos įrangos yra tik patys telefonų aparatai. Virtualiajai telefonų stotelei nereikia kabelių, ji naudoja jūsų interneto ryšį ir veikia IP telefonijos pagrindu. Virtualiosios telefonų stotelės ryšio kokybė vidutiniškai du kartus geresnė nei analoginių sistemų.
Virtualiosios telefonų stotelės paprastai siūlo šias funkcijas:
- automatinis skambučių paskirstymas;
- interaktyvusis atsakiklis (IVR);
- lanksčios peradresavimo ir įeinančių skambučių paskirstymo taisyklės;
- vidiniai numeriai;
- vaizdo ryšys.
Virtualiosios telefonų stotelės puikiai tinka smulkiajam ir vidutiniam verslui. Virtualiosioms stotelėms nereikia didelių investicijų paleidimo etape, nes nereikia pirkti serverių. Nereikia samdyti darbuotojų, kurie prižiūrėtų ir aptarnautų virtualiąją stotelę: jei kažkas suges, visas problemas išspręs tiekėjo specialistai. O jei naudotojas turi klausimų apie virtualiosios telefonų stotelės nustatymą, jis visada gali kreiptis į klientų aptarnavimo tarnybą.
Jūs tiesiog kas mėnesį mokate už telefoniją ir galite bet kada jos atsisakyti. Kainų politika pakankamai laksti: paprastai jums siūlomi jau sudaryti paslaugų paketai arba jūs mokate tik už tas paslaugas, kuriomis naudojotės šį mėnesį.
Jei įsijungsite Dzinga telefoniją, mokėsite už faktiškai suteiktas paslaugas, t. y. fiksuotą abonento mokestį už įjungtas paslaugas ir pagal tarifus apmokėsite savo atliktus skambučius. Jei tam tikru momentu norėsite įjungti ar išjungti kažkurias paslaugas, galite tai padaryti savarankiškai savo asmeninėje paskyroje.
Virtualiosios telefonų stotelės yra pranašesnės už vietines dėl lankstesnių nustatymų ir nuotolinio veikimo. Virtualiosios stotelės suteikia darbuotojams prieigą prie savo telefono numerių praktiškai iš bet kurios vietos. Tam naudojamos kompiuterinės skambinimo programos ar mobiliosios programėlės. Dzinga siūlo mobiliąsias programėles Android ir iPhone telefonams ir kompiuterines programas Windows ir Mac kompiuteriams.
Analoginės telefonų stotelės
Darbuotojų prisijungimas prie tinklo — fizinis, naudojami kabeliai ir fiziniai telefonų aparatai.
Smegenys — įranga yra pas miesto tiekėją.
Senos geros telefonų linijos tiesiogine to žodžio prasme – tai variniai laidai, jungiantys visus aparatus į tinklą. Būtent analoginėse telefonų stotelėse atsirado funkcijos, be kurių mes nebegalime įsivaizduoti sau telefonijos: skambinančiojo identifikacija, skambučių nukreipimas ir blokavimas, skambučių užlaikymas, balso paštas, konferencinis ryšys ir tarptautiniai skambučiai.
T. y. analoginės telefonų stotelės gali pasiūlyti visas pagrindines funkcijas, tačiau su labiau pažengusiomis funkcijomis dažnai būna problemų. Pavyzdžiui, virtualiosios telefonų stotelės lengvai integruojamos su kitomis ryšių su klientais valdymo (CRM) sistemomis ar kitomis trečiųjų šalių paslaugomis, o analoginė telefonų stotelė, gali būti, net negalės išsiųsti balso pranešimo jums į paštą.
Analoginės telefonų stotelės patikimesnės: jei jūsų pastate išjungs maitinimą, internetas dings, vadinasi, nustos veikusi ir virtualioji telefonų stotelė, o vietinė telefono linija vis dar veiks.
Užtat su analoginių telefonų stotelių kaina viskas ne taip gerai. Pirma, jums reikės nemažai išleisti įrangai: tiesti laidus, nupirkti telefonus ir kt. Antra, reikės pasamdyti IT specialistų komandą, kurie užsiims infrastruktūros aptarnavimu. Trečia, kasmėnesinės sąskaitos už analoginė telefoniją vidutiniškai didesnės nei už virtualiąsias ar vietines telefonų stoteles.
Dar vienas trūkumas — analoginės sistemos nepalaiko nuotolinio darbo režimo ir sudėtinga pakeisti jų mastą. Norėdamas naudotis telefonija, darbuotojas fiziškai turi būti biure. O norint prijungti prie tinklo naują darbuotoją, reikia ištiesti kabelį prie jo darbo vietos.
Ką pasirinkti
Jei tik pradedate veiklą, paprasčiausia būtų įsigyti virtualiąją telefonų stotelę. Nereikės didelių investicijų, o pradėti darbą galima praėjus vos kelioms minutėms po įsigijimo. Be to, gausite naudingų funkcijų rinkinį — balso meniu, deramo skambučių paskirstymo taisykles, išmanųjį peradresavimą, galimybę atsiliepinėti į darbo skambučius net būnant toli už biuro ribų.
Antras variantas — pasirinkti vietinę telefonų stotelę. Šiuo atveju būkite pasirengę nemažai investuoti į įrangą. Šis variantas atsipirks tik po kelerių metų.
O štai analoginės telefonų stotelės nerekomenduotume — pirmiausia, vargsite su infrastruktūra; antra, funkcijų pasirinkimas visai ne toks didelis, kaip norėtųsi. Na ir trečia, analoginė telefonų stotelė — tai lyg braižyti dangoraižio projektą tušu ant kartono. Jei labai norisi — galima, bet jau seniai yra būdų išspręsti tą pačią užduotį daug greičiau ir efektyviau.