Jak si vybrat toho nejlepšího poskytovatele IP telefonie?
Rozhodli jste se, že přejdete na IP telefonii – náklady jsou nižší, možností je víc, používání je pohodlnější a zapojení rychlé a jednoduché. Jenže než se dostanete k onomu jednoduchému zapojení, čeká vás nejdříve nelehký úkol v podobě volby poskytovatele.
Který poskytovatel IP telefonie je ten nejlepší? Firem je na trhu hodně, ceny jsou přibližně stejné, a pokud jsou náhodou vyšší, tak stejně není pořádně jasné, za co vlastně člověk připlácí. Pojďme se na to tedy podívat společně.
Kdo je poskytovatel IP telefonie?
Poskytovatelé IP, neboli VoIP poskytovatelé, nabízí služby v oblasti VoIP telefonie. Ta funguje na základě SIP (Session Initiation Protocol, neboli protokol pro inicializaci relací), což je protokol, který pomocí internetu přenáší hlas a obraz v digitální podobě.
Na poskytovateli IP záleží kvalita spojení. Má na něj vliv také poskytovatel internetového připojení a rychlost internetového připojení, ale právě poskytovatel IP je zodpovědný za přenos zvuku mezi uživateli. Je důležité, aby byl signál čistý, bez poruch, výpadků nebo ozvěny. K tomu je potřeba mít kvalitní proxy servery a další vybavení.
A teď se pojďme podívat, jak si vybrat toho nejlepšího.
Krok 1: sestavení seznamu poskytovatelů
Sestavte si seznam poskytovatelů, ze kterých budete vybírat. Nechte si je doporučit od kolegů, prohlédněte si výsledky vyhledávání a nezávislé žebříčky. Ty, kteří nenabízí telefonní čísla ve vaší zemi, můžete vyškrtnout rovnou.
Krok 2: odhad rozpočtu a potřeb
Především byste si měli položit následující otázky:
- Jaký je váš odhadovaný měsíční rozpočet (kolik si můžete dovolit utrácet za spojení)?
- Kam budete volat nejčastěji?
- Kolik pracovních míst potřebujete (kolik lidí bude virtuální ústřednu používat?)
- Kolik máte poboček a kde se nachází?
- Potřebujete nějaké doplňkové služby?
Pokud budete volat málo a váš rozpočet je omezený, vyberete si poskytovatele, který nabízí levné základní tarify. Už za 205 Kč měsíčně je možné připojit číslo pevné linky k virtuální ústředně, zařídit přesměrování na mobilní telefony a pevné linky a zřídit hlasové menu (IVR) a krátká interní čísla.
Pokud máte pobočky a klienty po celém světě a potřebujete připojit velké množství čísel a linek, vybírejte mezi velkými operátory. Jejich služby jsou dražší, ale zato nabízí více možností a doplňkových služeb. Už za 270-300Kč měsíčně je možné zakoupit virtuální ústřednu s několika pevnými linkami, včetně čísel s předvolbou 800, na která mohou vaši klienti volat zdarma.
Dále se seznamte s cenami mezinárodních hovorů, zejména do zemí, do kterých voláte nejčastěji. Tuto cenu si vynásobte průměrným počtem hovorů za měsíc, přidejte k tomu paušální poplatek a poplatek za připojení a výsledné číslo si porovnejte napříč různými poskytovateli.
O tom jak si určit, kolik budete potřebovat linek, neboli pracovních míst, jsme už psali. Porovnejte si, jak se změní cena při minimálním a maximálním množství, například při 5 a 15 linkách. Je možné, že jich v budoucnu budete potřebovat více, a proto je dobré spočítat si i tyto hypotetické náklady.
Mezi nejžádanější doplňkové služby patří:
- čísla s předvolbou 800 pro horké linky – volání na tyto linky nehradí klient, ale vy
- Smart call-back pro službu zpětného volání z webových stránek – zákazník si objedná hovor a systém mu pak automaticky zavolá z volné linky
- nahrávání a pořizování statistik o hovorech, které jsou ukládány do cloudového úložiště
Krok 3: porovnání nejužšího výběru
Nyní se pojďme blíže podívat na poskytovatele, kteří se dostali do finálního seznamu.
Nejdříve zhodnoťte, jak pracují se zákazníky – položte dotaz v chatu nebo po telefonu, popište vaše potřeby a rozpočet a sledujte, co a jak vám poskytovatel odpoví. Pokud se vám dostalo odpovědi hned nebo v průběhu několika minut znamená to, že bude tato společnost stejně svižně reagovat i na vaše budoucí požadavky a dotazy. Pokud jste ale na odpověď museli čekat několik dní, raději dejte ruce pryč. Dá se totiž očekávat, že i jakékoliv případné budoucí problémy by se řešily se stejnou „rychlostí“.
Velkou výhodou virtuální ústředny je to, že spoustu věcí je možné zapojit a nastavit samostatně. Proto není rozhodující, kde se firma nachází – stačí, aby měla rychlou odezvu a pohotovou podporu schopnou komunikovat alespoň v angličtině. A ještě lepší je, když vám pomůže s připojením a rovnou vám zanechá přesné instrukce i do budoucna.